As principais soluções para maximizar o uso do seu certificado digital

O empreendedor brasileiro está passando por um período extremamente desafiador

Além de enfrentar um dos piores momentos econômicos e políticos da nossa história, precisa reunir forças para lutar contra as incertezas causadas por um sistema jurídico/legislativo complexo, descentralizado, pouco técnico e confiável, que torna a atividade de empreender uma batalha cara, imprevisível e, para muitos, sem volta.

Neste contexto, pode-se imaginar a primeira reação deste mesmo empreendedor ao receber a notícia de que precisa adquirir um certificado digital, uma “exigência da Receita Federal”. “Gato escaldado”, o empresário provavelmente vai imaginar: deve ser mais um artifício para aumentar custos, controle e burocracia, especialidades do governo brasileiro.

Contudo, felizmente a certificação digital é extremamente benéfica para a atividade empresarial, na medida em que viabiliza a prática segura de atos privados que certamente trarão um impacto muito positivo aos negócios, especialmente a otimização de processos, agilidade, eficiência e melhores níveis de compliance, além dos ganhos com redução de custos e sustentabilidade.

Compilamos abaixo algumas das principais soluções e produtos que podem transformar este “limão” numa doce e refrescante limonada.

Assinatura Digital de Documentos

Solução: utilize o certificado digital como a sua “identidade digital” para assinar qualquer tipo de documento (unilateral, bilateral ou multilateral), com validade e total segurança jurídica.

Requisitos: certificado digital válido. Existem ferramentas de workflow que viabilizam o upload de qualquer documento e a gestão das respectivas assinaturas, integradas a aplicações coorporativas ou em nuvem, inclusive com a utilização de dispositivos móveis.

Benefícios: além de acabar com o uso, a gestão e o arquivo de documentos em papel, é possível assinar documentos de forma remota, a qualquer tempo e de qualquer lugar. As empresas passam também a elevar os níveis de compliance e governança dos processos de negociação, elaboração e formalização de contratos, já que documentos assinados digitalmente criptografados possuem fortes atributos de segurança, tais como inviolabilidade, confidencialidade e não repúdio. Os custos com cartório, correios, impressão, material de escritório e arquivo físico podem ser reduzidos drasticamente. Os principais documentos passíveis de assinatura digital são: contratos, procurações, notificações, laudos e prontuários médicos, atos societários, livros contábeis, projetos e documentos de engenharia, além de propostas comerciais, ordens de compra e etc.

Investimento: os valores cobrados pelos provedores de workflow de assinatura dependem do volume e do tipo de documento (unilateral ou multilateral). Normalmente são cobrados por documento assinado e os valores são baixos considerando os benefícios obtidos, especialmente a redução dos custos com a assinatura e a gestão de documentos em papel.

Emissão de e-mails certificados

Solução: serviço de “notificação eletrônica” que fornece evidências sobre autoria (com certificado digital), conteúdo e cronologia do envio, recebimento e leitura pelo destinatário.

Requisitos: certificado digital válido. Existem plataformas que possibilitam a integração com aplicações corporativas, como Outlook, Lotus Notes e outros softwares de envio eletrônico.

Benefícios: garantia de autenticidade do remetente, integridade no transporte dos documentos e evidência temporal da entrega através de “carimbo do tempo”. Ao contrário do que ocorre com o envio de correspondência com AR (aviso de recebimento), o e-mail certificado evidencia o conteúdo do comunicado, inclusive dos documentos anexados. A solução torna o processo de envio de documentos muito mais ágil e eficiente, além de reduzir significativamente os custos com cartórios, e correios e portadores, na medida em que substitui o envio físico de cobranças e notificações para fins legais e judiciais.

Investimento: os valores dependem do volume de e-mails que serão emitidos com certificação digital.

Log-in certificado

Solução: validação e identificação de usuários através de certificação digital.

Requisitos: certificado digital válido. Algumas empresas já fornecem plug-ins de integração para viabilizar o “acesso via certificação digital” em aplicações, aplicativos, sites e outras ferramentas que exigem autenticação de usuários.

Benefícios: segurança contra fraudes e ameaças de acesso não autorizado. Redução dos riscos de roubo de identidade (senha reconhecida somente pelo dono do certificado). Simplifica a administração dos usuários, especialmente em caso de esquecimento de senhas. Os usuários precisam guardar apenas a senha do seu certificado digital.

Investimento: a solução normalmente é vendida como SaaS (software as a service) e depende da estrutura de cada aplicação.

Digitalização certificada de documentos

Solução: máquina de assinatura digital integrada a processos de emissão e/ou digitalização de documentos.

Requisitos: certificação digital válida e licença de um “robô de assinaturas” para captura de certificados integrada aos equipamentos de emissão, digitalização e guarda de documentos.

Benefícios: após a digitalização certificada, o documento passa a conter os requisitos de segurança de qualquer documento assinado com certificação digital, especialmente integridade, autenticidade, confidencialidade e não repúdio. As instituições financeiras já podem descartar as vias originais de documentos digitalizados com uso de certificação digital (A Resolução BACEN nº 4.474 e o “recado” do Conselho Monetário Nacional).

Percebe-se, portanto, que a certificação digital é muito mais do que uma simples “exigência” para a prática de atos e a transmissão de informações em aplicações disponibilizadas pelo governo. É, na verdade, a chave para a transformação digital que viabiliza a prática de atos com segurança, validade jurídica, de forma eficaz, barata e sustentável.

Fonte: Guilherme Silva Freitas, Colunista do Portal CryptoID – guilherme.freitas@vhclaw.com.br